Les devis
Lorsque vous connectez votre logiciel de facturation, les devis validés par vos clients vont être synchronisés automatiquement et la date de dernière synchronisation est indiquée en haut à droite de l'écran.
Dans votre cycle de vente, les devis validés vont donner lieu à une facturation une fois les prestations exécutées, et donc à un encaissement futur.
irma distingue :
les devis qui seront facturés intégralement à la fin de la prestation
les devis qui seront facturés par le biais de factures d'acompte intermédiaires puis d'une facture de solde
Consulter la liste des devis
Voici les différents états que vous pourrez retrouver sur irma :
Comprendre chaque colonne :
Référence : la numérotation unique de votre devis, fournie par votre outil de facturation
Client : le nom de votre client, fourni par votre outil de facturation
Date du devis : la date de création de votre devis, fournie par votre outil de facturation
Échéances : les échéances d'acompte planifiées sur irma (voir ci-dessous)
Total : le montant total TTC du devis. Survolez le montant pour afficher le montant total HT.
Comprendre les échéances d'acompte
Un devis peut être facturé en plusieurs fois lorsque vous émettez plusieurs factures d'acomptes depuis votre logiciel de facturation.
Afin de prévoir vos encaissements futurs, irma vous permet de planifier vos échéances d'acomptes à venir : concrètement, vous indiquez la date à laquelle vous pensez que vous allez créer les factures d'acomptes futures, et irma prédit pour vous la date à laquelle elles seront réglées.
Prenons un exemple : imaginons que vous soyez une agence digitale et que vous réalisez un site Web, vos acomptes pourraient être les suivants :
30% à la commande — en janvier
20% à la livraison du design — en février
30% à la livraison du développement — en mars
20 % à la mise en ligne — en avril
Sur cette base, vous allez planifier 4 échéances d'acomptes sur irma :
Vous avez donc ici les trois premières échéances d'acomptes qui sont listées, irma a détectée automatiquement que la quatrième et dernière échéance (20%) n'a pas encore été planifée.
Comprendre les statuts des échéances d'acomptes sur un devis
Lorsque vous consultez votre devis sur irma vous pouvez voir les échéances d'acompte définies :
Payé : le premier acompte (30% en janvier) a une échéance d'acompte qui a été planifiée sur irma, facturée sur votre outil de facturation et payée par votre client
Retard : le second acompte (20% en février) a une échéance d'acompte qui a été planifiée sur irma, facturée sur votre outil de facturation et non payée dans les temps par votre client.
Planifié : le troisième acompte (30% en mars) a une échéance d'acompte qui a été planifiée sur irma mais n'a pas encore été facturée sur votre outil de facturation
Vous l'avez compris il faut distinguer deux points importants :
Les échéances d'acompte planifiées sur irma
Les factures d'acompte émises par votre outil de facturation
La dernière échéance d'acompte (20% en avril) reste à planifier sur irma. Nous verrons plus tard comment la planifier.
Comprendre les statuts des échéances acomptes sur la liste des devis.
Votre devis apparaît de la façon suivante sur irma :
Les quatres icônes en quatrième colonne matérialisent les 4 échéances d'acompte que vous avez défini :
Cercle violet plein : 2 échéances d'acompte planifiées, facturées et payées
Cercle violet en contour : 1 échéance d'acompte planifiée, facturée et non payée
Cercle gris en contour : 1 échéance d'acompte planifiée, non facturée
La mention "échéance dépassée" indique que la date que d'échance d'acompte planifiée n'a pas été respectée : vous aviez par exemple prévu de facturer un acompte le 15 avril, cette date est aujourd'hui dépassée et la facture d'acompte n'a toujours pas été créée.
irma se synchronise en permanence avec votre outil de facturation pour s'assurer que les échéances planifiées ont été respectées et vous propose dans ce cas d'ajuster le scénario : il faudra modifier la date du dernier acompte pour tenir vos prévisions à jour.
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