Bien que l'import de documents permette de bénéficier de toutes les fonctionnalités qu'irma proposes, la synchronisation automatique reste la solution à privilégier lorsqu'elle est disponible.

👉 Vous pouvez vérifier si votre service de facturation est compatible avec irma en vous rendant sur cette page.

👉 Si votre service de facturation n'est pas compatible, nous développerons un connecteur pour vous, il suffit de demander !

Nous avons travaillé dur pour faire en sorte de vous simplifier le travail autant que possible, mais compte tenu du caractère imprévisible des données pouvant être importées et de leurs structures il est parfois difficile d'anticiper tous les cas de figure.

🙏 Si vous rencontrez le moindre problème, n'hésitez pas contacter notre support en utilisant le chat en bas à droite de votre écran.

Dans ce guide nous allons importer des factures sur irma à l'aide d'un fichier CSV. L'import des devis se déroule de la même manière.

Avant de commencer, voici quelques informations à connaitre :

👉 Le document à importer doit être au format CSV ou XLSX

👉 Vous ne pouvez pas importer plus de 2000 documents par import

👉 Les factures payées ayant plus de 2 ans ne seront pas importées

👉 Chaque facture ou devis doit disposer d'un identifiant uniquement qui permettra de les reconnaître lors de vos prochains imports

Pour cela, rendez-vous d'abord sur la page d'importation. Vous pouvez y accéder depuis l'onglet paramètres du menu principal.

Une fois sur la page, sélectionnez le type de documents que vous souhaitez importer :

⚠️ Attention, vous ne pouvez pas importer de fichier qui contient à la fois des devis et des factures.

Pour cela il vous suffit de faire glisser un fichier CSV ou XLXS sur le cadre d'import. Vous pouvez également cliquer dessus et sélectionner un fichier manuellement.

Cette étape permet de faire le lien entre les clés du fichier que vous souhaitez importer et les champs des documents sur irma.

Par exemple, dans la capture ci-dessous nous avons associé le champ identifiant unique à la clé identifiant du document.

Voici quelques infos pratiques au sujet de cette étape :

👉 Les champs marqués d'un astérisque rouge sont obligatoires

👉 Le champ identifiant unique est très important, assurez vous que la valeur fournie soit unique à chaque facture ou devis.

👉 Le nom du document peut faire office d'identifiant puisque cette information est supposée être unique. Mais n'utilisez cette fonction seulement si vous n'avez pas d'autre choix

👉 Par défaut le champ taux de TVA est obligatoire uniquement si vous n'êtes pas en mesure de fournir un montant HT et TTC.

Nous vous fournissons un exemple des valeurs renseignées dans le document importé pour chaque champ associé.

Étape 4 (optionnelle) : Associer les statuts

Il se peut qu'irma n'arrive pas à interpréter correctement certains statuts renseignés dans le document à importer. Dans ce cas une étape optionnelle sera ajoutée à votre parcours d'import pour les associer aux statuts existants.

Sur cette capture d'écran, irma a détecté un statut inconnu "fracturé". À vous de sélectionner dans la liste le statut qui vous semble correspondre (ici ce sera "facturé").

Que vous ayez eu à compléter l'étape 4 ou non, une pop-in vous demandera de confirmer l'import en vous indiquant le nombre de documents sur le point d'être importés. Il vous suffit de confirmer et le tour est joué !

Une fois l'import terminé, deux scénarios s'offriront à vous :

On sait, personne n'aime les erreurs. Encore une fois nous avons fait en sorte d'éviter que cette étape soit trop fastidieuse, mais si vous avez l'impression d'avoir trop d'éléments à corriger, peut-être vaut-il mieux rectifier directement le document importé et relancer un nouvel import.

Durant cette étape, nous vous proposerons de passer en revue les erreurs une par une. Vous avez la possibilité d'ignorer une erreur, dans ce cas la facture ne sera tout simplement pas importée.

Sur la capture ci-dessous, deux erreurs semblent présentes sur cette facture. Il suffit de renseigner les informations manquantes pour finaliser la création de la facture et passer à l'erreur suivante.

Une fois toutes les erreurs corrigées, votre import est terminé et vous pouvez retourner sur irma ! :)

⚠️ Attention, dans cet exemple, le champ identifiant unique est vide. Vous pouvez évidemment renseigner cette information manuellement, mais cela ne fera que contourner le problème. En effet, si à l'avenir vous deviez ré-importer ce document en renseignant un identifiant différent, irma ne sera plus en mesure de faire le lien entre les deux et risque de dupliquer la facture plutôt que de la mettre à jour.